Eine professionelle Büroplanung gliedert sich in vier Planungsschritte, die unmittelbar miteinander verzahnt sind. Demnach prägen eine Büroplanung, Bedarfsanalyse, Raumkonzeption, Detailphase und die spezifische Auswahl der erforderlichen Produkte und Programme. Den Anfang der Arbeiten markieren eine umfassende Bestandsaufnahme sowie eine Organisationsanalyse, die exakt die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Kunden reflektieren. Da die ersten Planungsschritte primär von der Erörterung bzw. der Klärung unterschiedlicher Grundsatzfragen dominiert sind, ist die Konzeption im Idealfall herstellerneutral umzusetzen. 

Die Bedarfsanalyse erfasst die Organisationsstruktur, Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden. Die Informationen werden ausführlich analysiert. Auf Basis dieser Auswertungen werden spezifische Arbeitsabläufe, Prozesse und Tätigkeiten definiert. Nachfolgend werden die ideale Raumgliederungsart, die benötigten Raumtypen und die Anzahl der Arbeitsplätze festgelegt.   

Die Raumkonzeption nimmt die Festlegung der potentiellen Raumgliederung auf und forciert eine grobe Positionierung der verschiedenen Zonen und Bereiche.   

Die Detailphase bestimmt die explizite Feindarstellung sämtlicher Raumzonen und Bereiche. Diese Anordnung erlaubt es eine verbindliche Definition der künftigen Raumgliederung herbeizuführen, die es bedingungslos zu realisieren gilt.   

Den Abschluss einer Büroplanung bildet die gezielte Produktauswahl, um das Konzept langfristig perfekt zu inszenieren. Ebenso ist die Auswahl der Programme entscheidend für die erfolgreiche Realisierung des erarbeiteten Konzeptes.   

Für eine perfektionierte Planung ist die angestrebte tatsächliche Funktionalität der einzelnen Büroräume entscheidend. Demnach können bei Konzepten für kreativ Arbeitende andere Instrumente angewandt werden als bei Plänen für repräsentative Räume, die lediglich funktional und repräsentativ genutzt werden. Ergänzend orientiert sich die Planung an den Eigentumsverhältnissen der Räumlichkeiten. Somit greifen bei gemieteten Räumen teilweise andere Arbeitsabläufe als bei Objekten, die sich im persönlichen Privatbesitz des Auftraggebers befinden. Die Möglichkeiten zur Umgestaltung gemieteter Räume sind daher durch mietvertragliche Vereinbarungen bedingt eingeschränkt. Außerdem können Projekte für deren Planung ein Grundriss verfügbar ist, anders gestaltet werden als etwa Büroplanungen, die an einen Neubau gebunden sind. 

Im Zuge einer Büroplanung sind zwingend aus arbeitsrechtlichen Gründen gesetzliche Richtlinien einzuhalten. Daher müssen die ausführenden Dienstleister unterschiedliche Faktoren während ihrer Planung berücksichtigen. Demnach sind vorgegebene Maße sowohl für Tische als auch für zusätzliche Arbeitsflächen miteinzubeziehen. Ausschlagend für die Büroplanung sind zudem die Größe des Arbeitsplatzes, Raumhöhe, Raumgröße und die Anordnung von Schränken und Ablagen. 

Für einen einzigartigen Innenausbau wird in erster Linie eine spezielle Innenarchitektur benötigt. Das verfügbare Budget des Auftraggebers bestimmt die Exklusivität der Inneneinrichtung. Unterstützt durch eine hochwertige Konzeption können sowohl mit exklusiv angefertigten Möbelstücken als auch mit konventioneller Großhandelsware beeindruckende Ergebnisse erzielt werden. Zusätzlich werden in die Raumkonzeption Entscheidungen des Auftraggebers einbezogen, ob dieser seinen Mitarbeitern Aufenthaltsräume oder Erholungsinseln innerhalb der Büroräume bereitstellen will.   

In Verbindung mit der Raumkonzeption gelten für individuell genutzte Büros andere gesetzliche Vorgaben als für Gemeinschafts – oder Großraum- Büros. Ein Einzelbüro bietet die größten Optionen für eine freie Ausgestaltung. Gemeinschafts- und Großraumbüros müssen demgegenüber individuelle Ecken enthalten. Großraumbüros müssen spezielle Vorgaben für die Breite der Zugänge erfüllen. Sämtlichen Arbeitsplätzen sind eine optimale Beleuchtung und Belüftung anzuschließen.